2019-03-14 11 Minuten

Automatisierung im Alltag. Für Privatpersonen und KMUs.

Automatisierung ist nicht nur was für Programmierer und Fortune 500 Unternehmen.

In meiner persönlichen Buzzword-Liste steht die Automatisierung ganz weit oben.

Überall liest man es, jedes Unternehmen macht sich Gedanken darüber, und in irgendeiner Liste irgendeiner Unternehmensberatung ist die Automatisierung sicher einer der Top 5 Trends, die ein großes Risiko darstellen, aber gleichzeitig natürlich riesige Chancen sind (no shit).

So weit, so oberflächlich.

Als Programmierer kann ich mich eigentlich bequem zurücklehnen. Bis mein Job vollautomatisiert ist, haben – je nach Quelle – bereits bis zu 50% der Workforce ihren Job verloren. Ohne Ersatz.

Sieht man sich die Statistiken und Berichterstattung an fällt es sehr leicht, ein negatives Bild der Automatisierung zu bekommen. Im Groben lässt sich der Diskurs in

“es wird extrem viele Arbeitslose geben”

versus

“Die Menschen werden mehr Freiheit haben, das zu tun, was sie wirklich wollen”.

zusammenfassen. Sehe ich mir die aktuellen Entwicklungen an, tendiere ich eher zu ersterer Ausführung. Von richtungsweisenden politischen Entscheidungen ist weltweit noch nicht viel zu spüren.

Auf der anderen Seite: Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird. Auch nicht die Automatisierung.

Was in der gesamten Berichterstattung meist außen vor gelassen wird: von der Automatisierung kann jeder Knowledge-Worker profitieren. Egal ob Student, kleine Agentur, oder ein Unternehmen, das näher am M als am K in “KMU” ist.

Beispiele für die Automatisierung

Ich hatte auch schon die Freude, einige Automatisierungsprojekte umzusetzen. Das sind natürlich keine 20-Prozent-der-Belegschaft-weg-Projekte (wegen mir wurde noch niemand wegrationalisiert), aber doch mit teils erheblichen Arbeitserleichterungen verbunden.

Hier also 5 Bereiche, in denen ich bereits Automatisiert habe, oder jemandem viel Arbeit ersparen durfte.

Automatisierungsmöglichkeit 1: Exceltabellen

Kaum jemand hat heute nicht mit Tabellen zu tun. Die Komplexität reicht hier von einer Liste an Ausgaben, bis zu einer extrem aufwändigen Pivot-Tabelle im Projektmanagement.

Vor allem weil wir so viele Tabellen im Alltag verwenden, und jeder irgendwie mit Excel umgehen kann, ist das Potenzial hier riesig.

Formeln

Mir läuft jedes Mal ein Schauer über den Rücken, wenn ich jemanden Berechnungen im Excel manuell durchführen sehe.

Klar, komplexere Formeln zu erstellen ist quasi auch schon programmieren, und damit nicht jedermanns Sache. Ich möchte jedoch nicht wissen, wie viel Zeit in Unternehmen durch manuelle Excel-Berechnungen verschwendet wird.

Hier lohnt es sich, einen Schritt zurück zu machen und zu überlegen:

  • Ist der Task repetitiv?
  • Läuft der Task nach genau definierbaren Regeln ab?

Vor Allem in Excel lassen sich beide Fragen sehr oft mit “Ja” beantworten. Ab dann lohnt es sich schon, sich ein wenig mit Formeln zu befassen (keine Angst, es wird einfacher mit der Zeit!).

Excel Formeln können die Auswertung einer Masterarbeit vereinfachen – oder aber einem Unternehmen viele Stunden einsparen. Im Zweifelsfall den Programmierer des Vertrauens zu Rate ziehen.

Viele Programmierer haben eine tiefsitzende Abneigung gegenüber manuell ausgeführten Tasks (ich persönlich beginne ab 10 Wiederholungen eines Tasks über Automatisierung nachzudenken). Es tut mir innerlich weh, wenn ich auch nur daran denke. In diesem Fall helfe ich gerne.

Makros

In Microsoft Office kann man auch programmieren. Mit sogenannten Makros können komplexere Prozesse und Berechnungen angestellt werden. In der Finanzwirtschaft ist das zum Beispiel üblich.

Von der Komplexität her sind Makros über den Formeln angesiedelt. Wenn also die Regeln für einen Task oder eine Berechnung schon komplexer sind, oder sich mit Formeln nur mehr umständlich abbilden lassen, genau dann sind Makros die richtige Wahl.

Allerdings stellen Makros auch ein großes Sicherheitsrisiko dar. Unter keinen Umständen sollten in einer nicht vertrauenswürdigen Datei die Makros aktiviert werden. Nie.

Automatisierungsmöglichkeit 2: Marketing Automation

Auch das Marketing (vor Allem das E-Mail-Marketing) lässt sich hervorragend automatisieren.

  • Usern automatisiert einen Geburtstagsrabatt zukommen lassen?
  • 6 Tage vor einem Event noch einmal die wichtigsten Infos zukommen lassen?
  • Wöchentlich über die neuesten Blogartikel informieren?

Alles ist mit den richtigen Tools ohne Probleme möglich.

Ich verwende hier das Tool Active Campaign, mit dem sich bereits in den billigsten Tiers hervorragend Automatisierungen basteln lassen. Hier ein Screenshot einer (trivialen) Automatisierung, die ich zu einem E-Book-Download erstellt habe:

Auch hier lässt sich schnell erkennen: sobald ein Prozess nach klar definierbaren Regeln abläuft, kann er hervorragend automatisiert werden.

Die Möglichkeiten hier sind endlos:

  • jeder neue Subscriber bekommt in einer Automatisierung die 3 besten Blogartikel zugesandt
  • Den Sales-Funnel unterstützend potenzielle Käufer informieren
  • Den gesamten Sales-Funnel darüber abbilden.

Hier ist jedoch Vorsicht geboten, die Kommunikation nicht zu unmenschlich zu gestalten. Das ist eine solide Taktik, um möglichst schnell ungelesen gelöscht zu werden.

Automatisierungsmöglichkeit 3: Content und Inhalte automatisiert einpflegen

Ein Webseiten-Relaunch wird schnell zu einem viel größeren Projekt, als ursprünglich angenommen. Alleine die Inhalte einer mehrere Jahre alten Webseite zu übernehmen kann in ein Wochenprojekt ausarten.

Zum Glück eilt die Automatisierung zu Hilfe.

Inhalte durch Scraping herunterladen

Beim sogenannten Scraping werden Inhalte nach vorgegebenen Kriterien gespeichert. Im konkreten Fall heißt dies:

Ein Programm geht Seite für Seite einer Webseite durch (so wie der Google-Crawler), und speichert die Inhalte in einem verwertbaren Format ab.

Das verwertbare Format kann ein Word-Dokument sein, falls der Prozess mit einem Content-Review weiterführt. Oder aber auch eine maschinenlesbare Datei, wenn die Inhalte 1:1 direkt wo anders verwendet werden sollen.

Inhalte automatisiert in eine Webseite einstellen

Webseiten für größere Unternehmen beinhalten oft direkt weit über 100 Content-Pieces. Nicht auszudenken, wenn alle manuell in beispielsweise WordPress eingepflegt werden müssen. Alleine die Seitenladezeiten für “Neuer Beitrag” bis “Veröffentlichen” führen bei mir zu latenten Aggressionen.

Zum Glück bietet WordPress eine API (Schnittstelle), mit der Inhalte direkt eingepflegt werden können!

Konkret haben wir dies bei einer Webseite so abgewickelt:

  1. Die Inhalte wurden uns in einem vorgegebenen Format in Word-Dokumenten angeliefert
  2. Wir erstellen Skripte, die die Inhalte vollautomatisiert einspielen. Inklusive Titel, Description und Beitragsbild.
  3. Es gibt keinen Schritt 3
10 fertige WordPress-Posts in 10 Sekunden

Das Beste daran:

Gibt es Content-Änderungen, spielen wir einfach alle Dinge neu ein. Kein langwieriges herumfummeln an halbfertigen Artikeln in WordPress.

Datenmigration automatisieren

Dieses Programm wandelt alle 10.000 Datensätze in 3 Sekunden so um, dass sie direkt in das neue Programm importiert werden können.

Eines der datenintensiveren Projekte, die wir in letzter Zeit abgewickelt haben war für die Universität Wien. Dort wurden Daten zu 10.000 individuellen Items erhoben, und in einer Google Tabelle gespeichert.

Im Zuge der Programmierung einer neuen Web-Applikation müssen diese Daten natürlich irgendwie in die Applikation gespielt werden.

Bei 10.000 Datensätzen kommt eine manuelle Eingabe nicht in Frage.Zwar könnte man damit vielen Studenten monatelang einen Job verschaffen, aber 500 Stunden (bei ambitionierten 3 Minuten pro Datensatz) sind zu viel.

Automatisierungsmöglichkeit 4: Bestehende Tools verknüpfen

Aber nicht immer ist Automatisierung mit Programmierung verbunden. Es gibt inzwischen mehrere richtig gute Tools, mit denen auch Nicht-Programmierer hervorragend Automatisieren können.

Automatisierung eines Vereins mit Zapier

Als ich dem Verein aus der Werbebranche als Teammitglied beitrat, war die Mitgliederverwaltung eine Excel-Tabelle in der Obhut genau einer Person. Niemand wusste, wer überhaupt bezahlt hat, und was die Mitgliederzahl denn nun genau ist.

Ein eigentlich inakzeptabler Zustand. Schnell wird klar: hier muss automatisiert werden.

Konkret gab es hier 3 Schritte:

  1. Automatisierung des Ticketings: keine Rechnungen von Hand mehr, keine Zahlungseingänge prüfen. Wir entschieden uns hier für das Tool Eventbrite, mit dem nun seit mehreren Jahren das gesamte Ticketing abgewickelt wird.
  2. Automatisierung der Mitgliederliste: Eine Excel-Tabelle in der Obhut eines Mitarbeiters ist Chaos. Es wurde ein Google Spreadsheet erstellt, auf das jeder Zugriff hat, der aktuelle Mitgliederzahlen- und Daten benötigt. Mit einem Tool namens Zapier wurden alle Bestellungen aus Eventbrite automatisiert in die Google Tabelle übertragen.
  3. Automatisierung der Mitgliederkommunikation: Diese fand – und findet – über Mailchimp statt. Natürlich müssen die Mitgliederdaten dann auch irgendwie in Mailchimp verfügbar sein. Niemand möchte in einem ehrenamtlichen Verein Mitgliederlisten herum importieren und exportieren. Auch hier schafft Zapier Abhilfe. Die Mitglieder werden (direkt mit einem Flag für “Mitglied 2019”) in Mailchimp zur Verfügung gestellt.
Automatisierung von Eventbrite in ein Google Spreadsheet

Die Vorteile hier liegen klar auf der Hand:

  • Genau 1 Ort, an dem die aktuellen Daten liegen, und der “Datenhoheit” hat.
  • Eliminierung vieler manueller, fehlerbehafteter Prozesse
  • Professionalisierung des gesamten Vereins
  • Freispielen der Teammitglieder, wieder geile Events zu organisieren.

Automatisierung eines Zertifizierungsprozesses mit zwei WordPress-Plugins

Eines der Dinge, die ich am Unternehmertum liebe:

Man muss sich überall bis zu einem gewissen Grad auskennen, und ist in der Anfangsphase in jedem einzelnen Prozess involviert.

Wächst das Unternehmen dann, wird dieses Involvement dann sehr schnell zu einer Bürde:

Wer möchte sich mit Tasks wie der PDF-Generierung herumschlagen, wenn es doch viel wichtigere Entscheidungen und Aufgaben gibt?

So passiert in einem Unternehmen, das Online-Prüfungen und Zertifikate anbietet. Für jeden einzelnen Prüfling musste in Photoshop eine Zertifikats-PDF erstellt werden, und diese dann mit einer Gratulations-E-Mail an die jeweilige Person versandt werden.

Eine Aufgabe, die jedes Mal Stunden verschlingt.

Damit die Unternehmerinnen aber nicht immer auf Programmierer angewiesen sind, muss die Lösung aber auch für sie verwendbar sein. Daher fiel die Wahl auf eine Integration mehrere WordPress-Plugins. Genauer gesagt:

  • Gravity Forms
  • Synchronisation von Gravity Forms in Active Campaign
Prüfungstermine werden automatisiert in Active Campaign übertragen

Über Gravity Forms wird nun die Prüfung abgewickelt – das Prüfungsergebnis wird automatisiert in das E-Mail Tool Active Campaign überspielt und die entsprechende Marketing Automation angestoßen.

Gleichzeitig ist es möglich, die Zertifikate für erfolgreiche Kandidaten direkt zu generieren. Auch der Download für die Prüflinge selbst wurde automatisiert. Es müssen also nicht mehr Kandidatenlisten exportiert werden, oder gar jedeR einzelne KandidatIn manuell angeschrieben werden.

Automatisierungsmöglichkeit 5: Benachrichtigungen

Die Management-Philosophie Management by Exception sieht vor, genau dann aktiv einzugreifen, wenn bestimmte Parameter über einen Grenzwert schießen.

In meinem Unternehmen manage ich meine Webseiten ähnlich:

  • Geht eine Webseite offline, werde ich von uptimerobot automatisch informiert
  • Hat eine Kampagne eine zu niedrige Klickrate, sendet mir Google Ads eine E-Mail
  • Ist eine der Webseiten, die ich betreue unsicher, so sendet ein selbstprogrammiertes Tool eine Slack-Nachricht

Auch hier führt die Automatisierung zu einer sofortigen Qualitäts- und Leistungssteigerung.

Für Unternehmen sind die Möglichkeiten hier vielfältig. Sie reichen – wie in meinem Fall – von simplen Skripten und Tools bin hin zu einem vollwertigen SIEM (Security Information and Event Management), um die IT-Sicherheit als Beispiel anzuführen.

Bleibt eigentlich nur mehr die Frage zu klären: Wann soll man anfangen, sich über Automatisierung Gedanken zu machen?

Wann soll man automatisieren?

Ich persönlich würde sagen: so früh wie möglich. In der Realität sieht es natürlich anders aus. Zum Glück hat der berühmte Web-Coming XKCD die Rechnung bereits angestellt:

Mein persönliches Learning aus dieser Grafik ist: Es zahlt sich eigentlich relativ schnell aus, zu automatisieren. Eine Automatisierung, die 1 Tag spart, ist sehr schnell gefunden.

Die Schritte zur Automatisierung

Analyse

Wie könnte es anders sein, ein Automatisierungsprojekt beginnt mit einer Analyse. Das können externe Berater sein, die sich die Produktivität im Unternehmen einmal genauer ansehen.

Das kann aber auch eine einfache Frage an die Mitarbeiter (oder einen selbst) sein. Diese Frage lautet

Welcher Teil meiner Arbeit nervt mich eigentlich am Meisten?

Wenn die Antwort dann (hoffentlich) auf die Tätigkeiten selbst, und nicht auf softe Faktoren bezogen ist, ist das Automatisierungspotenzial schon gefunden.

Natürlich muss das auch ein wenig formalisiert werden. Der Informationsfluss des Prozesses ist genau unter die Lupe zu nehmen: Welche Informationen fließen wie wohin? Wo sind die Leerzeiten, die Frustpunkte der Ausführenden?

Regeln und Prozesse definieren

Im nächsten Schritt werden die Regeln definiert, nach denen automatisiert werden soll. Dieser Schritt ist meist aufwändiger, als initial vermutet: man findet eine Unzahl an Edge-Cases – also selten auftretende Situationen, die dann gerne mal gesamte Unternehmensprozesse in Frage stellen.

Fragen wie:

Was passiert, wenn sich jemand aus dem Newsletter austrägt, in unserem CRM dann als Opt-Out eingetragen ist, wir jedoch – weil die Person erneut gekauft hat – wieder E-Mails schicken müssen. Wir dürfen die Person beschicken, aber wie merkt unser Newslettertool das?

brauchen ebenfalls festgelegte Regeln. Wobei ich hier auch für eine gewisse Portion Ignoranz plädiere.

Ein Task, bei dem 1 Mal im Jahr eine Checkbox gesetzt werden muss, den muss man weder zu Tode diskutieren, noch überhaupt automatisieren.

Implementierung

Die Implementierung ist dann je nach Komplexität entweder ein Zusammenklicken in Zapier, oder aber ein vollständiges IT-Projekt. Und das würde den Rahmen dieses Artikels wohl sprengen.

Fazit

Automatisierung kann jeder einzelnen Person helfen. Man muss keine Person sein, die neue Lieder in Metal-Foren automatisiert in eine Spotify “Todo”-Playlist hinzufügen lässt.

Wer sich über das ultraspezifische Beispiel wundert: ja, ich mache das.

Eine gewisse Faulheit (“warum muss ich das jetzt 100 mal händisch erledigen?”), eine Abneigung gegen repetitive Tasks, oder einfach nur die Frage nach nervigen Arbeitsprozessen können hier schon sehr viele Automatisierungspotenziale zu Tage fördern.

Dann muss man der Automatisierung auch nicht mehr negativ gegenüber stehen.

Von Hackern, Wordpress, SEO & Co

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