2018-10-25 5 Minuten

Ich hab mir einen Inder gegönnt – und dabei viel über Projektmanagement gelernt

Diese Geschichte ist schon etwas länger her, aber ich erzähle sie immer wieder gerne.

Es muss um die Zeit gewesen sein, als die 4-Stunden-Arbeitswoche von Tim Ferris in mein Leben trat. Ich habe es gelesen, und war begeistert. Wer mich kennt, ich bin ein großer Fan von Automatisierung. Als dann in einem Kapitel der sogenannte Virtual Private Assistant, kurz VPA, vorgestellt wurde, wusste ich:

Das muss ich probieren.

Was mir versprochen wurde

Gut, versprochen ist ein großes Wort – aber die Richtung war klar:

Durch Auslagerung administrativer Tätigkeiten massiv viel Zeit gewinnen, um sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Mehr programmieren, weniger Organisatorisches? Klingt doch gut.

Dass ich niemals auf eine tatsächliche 4h Arbeitswoche käme (will ich das überhaupt?), war mir aber klar. Ist wahrscheinlich nicht einmal zu empfehlen, rein psychologisch gesehen.

Dennoch, das Experiment nahm in meinem Kopf Formen an. Was wenn ich meine Reports mit einem VPA sogar nochmal verbessern könnte, weil ich mich nicht mehr um die Screenshots kümmern muss?

Tim Ferris erwähnt mehrere Plattformen, auf denen man sich einen VPA buchen kann. Ich entscheide mich – komplett zufällig – für AskSunday.

Wie funktioniert so ein Virtual Private Assistant?

Im Prinzip wie ein Mitarbeiter. Du gibst ihm Aufgaben, ein Timing, ein Briefing, und es wird erledigt. Im Idealfall. Wenn man sich die Webseite von AskSunday ansieht, wird es zumindest so dargestellt.

Apropos Webseite:

Ich weiß nicht, welches Bild du bis jetzt im Kopf hattest , aber ich habe mir die Webseite genau so vorgestellt. Ein bisschen sleazy, da würde ich nicht meine Kreditkartendaten eingeben.

Ich habe gerade gemerkt, dass der Login kein HTTPS hat. Das ist mir damals nicht aufgefallen. Oh boy, was habe ich nur getan!? Immerhin der Signup-Prozess ist gesichert.

Ich lese mir die Angebote durch, die Standard-Services inkludieren zum Beispiel

  • Data Entry / Analysis
  • Internet Research
  • Outbound Calling
  • Social Media Management
  • Document Editing
  • Uploading Content onto Websites

und mein Favorit:

  • Miscellaneous – get creative!

Dann geht’s ans Eingemachte: den Preis.

Das klingt ja alles super, ich entscheide mich für das Paket mit 20 Stunden im Monat. Das kostet heute, 2018, bereits 173 Euro. Das sind 8,65 Euro pro Stunde. Ich weiß nicht mehr genau, aber damals wars glaube ich noch günstiger.

Die Plattform hat nämlich durch Tim Ferris natürlich eine riesige Anzahl an Goldgräbern angezogen. Und sie sind die Schaufelverkäufer.

Die Anmeldung

Nach der Anmeldung wird man innerhalb weniger Minuten von einer netten Inderin angerufen, die hervorragendes Englisch spricht. Sie erkundigt sich, welche Aufgaben denn daher kommen würden, und erklärt ein wenig den Prozess.

Die Plattform ist in zwei Ebenen aufgebaut:

  • Der Agent (die Frau, die mich angerufen hat), ist für den Kontakt mit mir zuständig
  • Die Ausführenden, die dann tatsächlich die Aufgaben erledigen. Mit denen muss ich kein Wort reden.

Das Ganze ist jetzt schon ziemlich absurd, aber als ich mich auf der Plattform umsehe, wird mir klar, wie arg es eigentlich ist.

Wäre ich unzufrieden mit meinem Ausführenden, kann ich mit einem Button einfach einen neuen requesten. Quasi ein “ich will einen neuen Inder”-Button.

Es gibt auch eine eigene Maske in der Webseite, mit der ich neue Aufgaben einpflegen kann.

Das Briefing

Diese Maske hat drei Felder:

  • Titel der Aufgabe
  • Text
  • File-Upload

Tim Ferris hat mich schon vorgewarnt. Ich habe mir eine Test-Aufgabe zurecht gelegt, die ich meinem VPA nun übergeben will. Ferris erwähnt, dass das Briefing solcher Aufgaben extrem genau sein muss. In meiner Ausbildung habe ich nicht nur einmal gehört, dass Ziele immer SMART (spezifisch, messbar, ambitioniert, realistisch und terminiert) sein müssen.

Jetzt wird mir zum ersten Mal wirklich klar, was das für Folgen hat. Ich verbringe also über eine Stunde damit, eine Aufgabe einzupflegen.

Ich hätte für die Aufgabe selbst 30 Minuten gebraucht. Bis jetzt also ein Verlustgeschäft.

Aber irgendwann muss ich ja Delegieren lernen.

Ich gebe dem VPA drei Stunden für eine simple Recherche: Googlen, die ersten 10 Ergebnisse in eine Excel packen, Social Media Kanäle mit Followerzahlen dazu ergänzen.

Das Ergebnis

Sogar schneller als erwartet bekomme ich das erste Ergebnis. Und ich muss sagen, ich bin eher… hmm, was eigentlich? Ich bin ohne Erwartungen in diese Situation gegangen, und zumindest wurden die nicht vorhanden Erwartungen nicht enttäuscht.

Die Arbeit selbst war eher… meh. Also gebe ich dem VPA noch einmal ein paar Stunden.

Als dann die finale Excel-Datei daherkommt und ich das Ergebnis vor mir habe, gehe ich mal die Pro- und Kontraliste durch. Der VPA hat in diesem Fall die geschätzt 4-fache Anzahl an Stunden für diese Analyse gebraucht als, keine Ahnung, ein Student.

Ich hatte keinen persönlichen Kontakt (ist das ein Vorteil?), und ein mittelmäßiges Ergebnis.

Ich breche das Experiment an dieser Stelle ab, und verbuche es unter “was gelernt, aber nie wieder”.

Fazit

Für jemanden, der sehr viele Rechercheaufgaben hat, oder ein Unternehmen mit vielen dieser halb-automatisierbaren Prozesse könnte dieses Prinzip sogar aufgehen.

Ich persönlich stehe dieser gesamten Outsourcing-Geschichte eher skeptisch gegenüber. Ich kann mir nicht einmal vorstellen, wie genau das Briefing sein muss, damit ich eine simple Webseite outsourcen kann und tatsächlich das kriege, was ich will.

Aja:

Webseiten entwickeln kann AskSunday auch. Ist aber ein Premium Service. Ich sehe mir die Showcase-Seite an, und kann keine einzige Webseite in deren Showcases heute noch live im Internet finden. Aber irgendwie würd ich gerne mal den Quellcode einer solchen Webseite sehen. Das wär sicher ein geiler Blogartikel.

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4 Kommentare

    1. Nein – ich höre immer nur die Schauergeschichten. Aber die eine oder andere Erfolgsstory hat sich auch daruntergemischt: so habe ich von einem Unternehmen aus Weißrussland gehört, dessen Geschäftsführer perfektes Deutsch spricht, und so sowohl vor Ort beim Kunden sein kann, als auch die Sprachbarriere im Projektmanagement überwinden kann.

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